Cadre médico administratif – service génétique génomique et procréation – h/f Temps plein

Description entreprise :Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Description du poste :

• Objet

Ce profil de poste décrit les missions, les activités, les relations professionnelles et les compétences et/ou les capacités requises ou à développer de la cadre médico administrative au CHU Grenoble Alpes.Il renseigne également les conditions d’exercice.

• Champ d’application

Organisme de rattachement: CHU Grenoble AlpesPôles Hospitaliers:Pédiatrie Génétique (P09)Service Génétique Génomique et Procréation (AMP) – 50%Chef de pôle : Pr Christian PIOLATDirecteur délégué du pôle : Jean Marc BAIETTOCadre supérieur de gestion : Cécile BATIFOULIERCadre Coordinatrice en Maïeutique : Laurence COMBET BLANCChef de service de Génétique génomique et procréation : Pr Julien THEVENONPôle MeROG (P29)Service Médecine de la Reproduction – 50%Chef de pôle : Pr Didier RIETHMULLERDirecteur délégué du pôle : Jean Marc BAIETTOCadre supérieur de gestion : Cécile BATIFOULIERCadre supérieur de santé : Séverine CORONAChef de service de Médecine de la Reproduction : Pr Pascale HOFFMANN

• Lieu de travail: Site Nord – Hôpital Couple Enfant

• Tranche 1 RDC – Service Génétique génomique et procréation
• Tranche 1 2ème Etage : Centre AMP CECOS

• Missions

Missions de l’établissementsAccueil, diagnostic, soins et prise en charge 24 H / 24 H pour des personnes présentant des problèmes de santé.Enseignement.Recherche.Exigences institutionnellesChaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion et au respect des règles de confidentialité.Il doit respecter les directives institutionnelles et mettre en place les réformes qui en découlent.Il a également le devoir de se former et de former.Missions du serviceLe service de Génétique, Génomique et Procréation est une entité clinico-biologique de recours et d’expertise regroupant l’ensemble des professionnels impliqués dans le diagnostic et la prise en charge des maladies génétiques et de l’assistance médical à la procréation.Cet ensemble regroupe la consultation de Génétique Médicale, le Laboratoire de Génétique Chromosomique, le Centre de Diagnostic Pré-implantatoire (DPI), l’équipe bio-informatique des maladies rares du GCS AURAGEN (AURAGEN-IT) et le Laboratoire d’aide à la procréation – CECOS. Les activités de consultations concernent la génétique prénatale et postnatale des maladies rares et des prédispositions génétiques aux cancers. Le laboratoire de génétique chromosomique réalise les diagnostics génétiques des maladies rares en périodes prénatale, postnatale et préimplantatoire. Deux Centres de Référence Maladies Rares (CRMR) (anomalies de développements embryonnaires et maladies neuromusculaires) sont intégrés dans le service. Le service participe à des réseaux nationaux et internationaux pour le diagnostic et la recherche dans le cadre des maladies rares.Le Centre d’Aide Médical à la Procréation (AMP) est composé d’une unité clinique de médecine de la reproduction et du laboratoire d’aide à la procréation – CECOS. Le service d’AMP clinique, en collaboration avec le laboratoire d’aide à la procréation – CECOS met en œuvre les techniques d’assistance médicale à la procréation et le diagnostic pré-implantatoire. Il assure également la gestion du don de gamètes et d’embryons pour l’arc alpin.

• Définition métier

Planifier, organiser et piloter les activités cliniques et de laboratoire concernant le secrétariat médical des services, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.Les activités spécifiques au poste

• Management, coordination et gestion des AMA et AA du service (19 agents).

• Animer l’équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider).
• Formation aux logiciels métier du service (DefGen, Medifirst onco et AMP)
• Organiser des réunions d’équipe et en assurer le compte rendu.
• Etablir un planning hebdomadaire permettant d’assurer les missions administratives de l’ensemble du service.
• Veiller à une répartition équitable de tâches.
• Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles.
• Accompagner les changements de pratique et d’organisations validés au sein du service
• Définir des procédures liées aux tâches des différents postes de travail du secrétariat.
• Favoriser la communication entre les différents agents et la communication directe avec la cadre de proximité.
• Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d’absence.
• Gérer les plannings (CHRONOS) des agents.
• Assurer les évaluations des agents : entretien individuel annuel (GPMC) ou renouvellement de contrat.
• Rédiger et actualiser les profils de postes et fiches de postes.
• Procéder au recensement des besoins de formations dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi.
• Organiser le remplacement des agents.
• Suppléer aux tâches de secrétariat, en cas d’absence ou de dysfonctionnement y compris sur la partie laboratoire
• Sélectionner des candidats correspondants à la dynamique de service.
• Encadrer ou organiser l’encadrement des nouveaux agents et des stagiaires.
• Mettre à jour les adresses mail génériques des différents secteurs du service

• Participation active à la vie de service

• Échanges et conseils aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du service dans son champ de compétence.
• Coordonner et réaliser en partie les actions administratives de la démarche qualité des laboratoires et de l’accréditation COFRAC
• Coordonner et réaliser en partie les actions administratives en réponse aux exigences réglementaires de l’autorisation d’exercice du centre d’Aide Médicale à la Procréation, délivrée par l’Agence Régionale de Santé
• Assurer le lien et la diffusion de l’information entre les différents intervenants du service.
• Gérer les commandes bureautiques des secrétariats, équipe médicale et techniciens de laboratoire (Lyreco, Copilote).
• Recensement annuel des besoins en équipement hôtelier en lien avec la cadre de laboratoire et les cadres supérieures.
• Gérer les demandes d’interventions techniques (GMAO) et informatiques (PS’Soft – Hotline 7000) et en assurer le suivi.
• Gérer les habilitations informatiques des nouveaux arrivants (administratifs, techniques, internes, externes, médecins).

• Easily (dossiers de spécialités + agendas)
• Cristal-link
• Bureau des badges

• Assurer la gestion administrative du service :

• Superviser les actions faites par les équipes concernant les créations, les modifications des différents agenda EASILY et des modèles de comptes rendus (consultations, HDJ), fiche d’observation, convocations RDV…
• Mise à jour de l’annuaire CHUGA lors des mouvements du personnel dans les différents secteurs du service.
• Planification de réunions
• Duplication et transmission des dossiers patients à la demande de la Direction des Usagers.
• Rédaction de comptes rendus de réunions de service, de procédures, de documents types.
• Participer à la mise à jour et faire évoluer les sites Intranet et Internet du service.

Profil recherché :Relations professionnelles spécifiques au poste

• Relations hiérarchiques:

• Le Cadre Supérieur de Gestion (N+1)
• Le Directeur Délégué (N+2)

• Relations fonctionnelles:

• Chef de service
• Médecins responsables de secteurs.
• Cadres de laboratoire du service
• Equipes paramédicales des différents secteurs
• Equipes médicales
• Direction des Affaires Médicales
• Gestionnaires ressources humaine du pôle

Compétences et/ou capacités requises et/ou à développer

• Savoir-faire:

• Analyser et optimiser les processus
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné
• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
• Concevoir, piloter, évaluer un projet, un processus relevant de son domaine de compétence
• Fixer des objectifs, mesure les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine

• Compétences spécifiques:

• Assistante Médico-Administrative titulaire, justifiant d’une expérience de plusieurs années au CHUGA.
• Maîtrise de Cristal-Link, EASILY, des applications de gestion (CHRONOS, Copilote, PS’Soft, GMAO) de bureautique (Outlook) et des logiciels spécialisés (DefGen, Medifirst).
• Formation préalable à la qualité et normes ISO-15189.

• Qualités requises:

• Aptitudes à piloter, animer, communiquer, motiver les membres de son équipe
• Technique de management, gestion des conflits, gestion du temps de travail à développer
• Savoir planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Qualités rédactionnelles
• Autonomie et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe
• Sens des responsabilités
• Qualités relationnelles
• Sens de la communication
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Adaptabilité et souplesse
• Bon niveau d’anglais requis
• Réactualisation des compétences

Ce profil de poste peut être modifié à tout moment en fonction des évolutions organisationnelles du pôle.

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble