Assistant(e) d’Agence H/F Temps plein

La société :LTD, expert depuis plus de 20 ans, est un Cabinet de Recrutement et une Agence de Travail spécialisée en Tertiaire Hautes Compétences, Banque-Finance-Assurance, Fonctions Supports, et Ingénierie BTP. Le poste :Ltd recrute pour un Grand Groupe d’Ingénierie présent sur tous le territoire national un(e) Assistant(e) d’Agence à pourvoir immédiatement dans le cadre d’une belle mission porteuseSous la direction du Directeur de Site et sous la supervision de l’Assistante Référente vos missions seront le suivantes :
1/ Assurer l’assistanat classique :
Assistanat de direction comprenant la gestion l’agenda du Directeur d’agence, l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, le traitement du courrier entrant, la diffusion et l’enregistrement, la gestion de la messagerie électronique avec pour objectifs : recherches d’information et assurer un relai interne.
Assure le suivi administratif du personnel du Service
Anime le secrétariat du service, visualise la charge, est amenée à arbitrer, peut faire appel à du soutien interne.
Garante des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).2/ Assurer le secrétariat commercial :
Montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et ou de co traitant.
Lien avec nos partenaires (architectes, entreprises générales) pour le montage d’équipe,
Participation aux réunions commerciales de la direction et la veille commerciale ;
Le suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références.) en lien avec le process qualité du groupe3/ Assurer la gestion financière :
Participe à la préparation de la facturation de nos missions (usage d’un progiciel interne), vérifie de l’effectivité de notre production, des conditions de facturation, participe à la préparation au budget d’affaires du service.
Participe à la gestion administrative et financière du centre, ainsi que de la sous-traitance, de l’intérim et relais auprès des services généraux.
Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d’études, Entreprises, Cabinets d’Architecte, Ingénierie …). Connaissance des différentes phases d’études en maitrise d’œuvre et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent.
Profil recherché :Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l’anticipation, faculté à gérer les relations humaines et le stress.
Organisé(e) et méthodique, sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs.
Doit avoir le goût des chiffres.Une expérience dans une entreprise dans le secteur d’activité suivant constitue un réel plus : Bureau d’2tude, Ingénierie, Architecture, Maîtrise d’Oeuvre/Ouvrage ou similaireCompétences métier :
Maîtrise le PACK OFFICE, OUTLOOK, TEAMS
Communication orale et écrite fluide, orthographe maitrisée
Notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG…

JobPosting